[highlight]整理:戴舒婷[/highlight]

电子邮件在约1972年由Ray Tomlinson发明,一直到了今天电子邮件的使用已经成为了一种独特的文化。

不同于社交网路t,电子邮件的使用比较在于工作的场合。大多数的人使用它来作为一种建立人脉、寻求工作或者是寻求专业咨询等的工使用电邮来处理公事的原因来自于一种性质:除非系统出了错,否则对方一定可以收到你的邮件。既然对方一定会收到,很多的时候往往是一封电邮决胜负。你的电邮写得好不好,能不能够引起他人对你的兴趣就是一个很重要的关键。

根据统计一般人事部只会花大概6秒时间看一份简历,那你觉得看电邮会花多久呢?很有可能在看完前两句后你的邮件就直接被无视了。

因此,发电邮前应该确认,该注意的邮件礼仪都做好了,以免一点瑕疵,让你功亏一篑。

以下我们来看一看,电邮有哪些该注意的礼仪,能让网上沟通变得更有效率。

一、标题—电子邮件的灵魂所在

毋庸置疑,当你收到一封电邮时,标题是最先映入眼帘的。如何能吸引收件人的注意力,在众多邮件中首先关注你的邮件,而不是当作垃圾邮件直接忽略掉,需要特别注意以下几点:

1、标题简单明了,突出重点,让人一目了然。标题不宜冗长,不要让系统用…才能显示完你的标题。

2、每封邮件只针对一个主题,对同类的主题最好使用相同的标题命名格式,这样便于日后整理存档邮件。

3、可适当使用大写字母或特殊字符来突出标题,引起收件人的注意。

例如:***REMINDER: xxx Proposal for xxx – Need Your Approval但此种方法应适度使用,不要随意使用‘紧急’(Urgent)这种表达强烈感情色彩的词汇。要知道,如果凡事都是紧急的,那就意味着没有真正紧急的事了,而大字给人一种态度强硬的印象,若非真的重要,切勿使用。

4、回复对方邮件时,如果谈论的内容已经和之前的内容发生了变化,可根据回复内容的需要更改标题,使收件方更加清楚明了该邮件的主要内容。

5、空白标题是不专业不尊重对方的表现。如果在未写明标题的情况下不小心点击了发送键,也请追加一封邮件对此疏忽表示歉意。

二、称呼与问候—细节中体现尊重

如何恰当地称呼和问候收件人,拿捏好尺度是个技术活。

适当的称呼与问候可以拉近双方距离,给人留下美好的第一印象。

1、纠结在“Hi”与“Dear”中根据不同文化,在邮件开头用何种问候显得尤为重要。

对同事,最好的方法就是随大流。先观察一下同事间的问候语,如果大家都用Hi,那你也入乡随俗。如果大家都用Dear,你突然用个Hi显得有些另类。对陌生人,最保险的方法是用Dear。

有些人对Hi很反感,觉得是不够尊重对方的表现。因此请避免使用各种可能导致对方不舒服的词汇。

2、让我如何称呼你

邮件的开头需要称呼收件人。合适的称呼最能反应对收件人的礼貌和尊重。因此以下几点需要注意:

●如果对方有职务,应按职务尊称对方,如“x经理”;如果不清楚职务,则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼。

●对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的,不要逮谁都用个“Dear xxx”,显得很熟络。

●在发邮件给外籍人士或高级别人士时,还需要特别关注他们的一些特殊称谓。

在欧美国家,有些公司高管,尤其是偏技术型的高管,他们喜欢对方称呼能够彰显其学历或特殊身份的称呼,如: Dear Dr. xxx,Dear Professor xxx。在欧美国家,博士和教授的头衔是一种特殊身份的象征。因此你需要留心关注一下对方的签名,如果看到了Dr. 或者Professor之类的词汇,说明对方很看重这个头衔。那么在称呼对方的时候不妨带上,以示尊重。

●对于陌生人,可使用Dear Ms. 或者Dear Mr. 。如果连对方是男是女都不清楚,使用Dear Madam/Sir是最保险的。

●如果同时发送给多人,不可能一一说出对方的姓名,那么Dear All是最好的选择。

三、正文—关乎成败的主干部分

一封电邮,正文是最最重要的部分。

它关系着整封邮件的成败,因此需要特别注意。

1、做与不做,这是个问题

什么事情用电子邮件沟通最合适呢?一句话就能说清的事,还不如打电话搞定。太过复杂的事,邮件有时候不易表述清楚,反而会使对方产生误解,不如面对面沟通交流更加有效。因此,那些难易适中,用文字表述不易产生误解的事是最适合用邮件来沟通。

2、邮件正文要言简意赅,行文通畅邮件正文内容应当适中,不宜过多或过少。

表述要清晰准确,不要出现让人晦涩难懂的语句,尽量使用简单句,避免使用从句套从句的复杂句式。邮件的目的是让对方看懂,而不是考对方语法。

此外,不要使用让人费解的英文缩写,如:NM=never mind, NP=no problem,OIC=Oh, I see。对于看不不懂的天书,没有人会花时间反复研读。

3、注意论述的语气

文字是冷冰冰的,以不同语气阅读就能产生截然不同的含义。而电子邮件的缺点就在于对方只能看到文字却感受不到语气。因此,在发邮件时需要考虑收件人与自己的熟络程度、等级关系以及邮件的性质。用语措辞要妥当,多使用敬语,多表示感谢。要知道,邮件是可以被转发的,不要因措辞不当引发不必要的误会。

4、行文注意逻辑性和人性化

当你看到一封段落不清晰,冗长繁复的邮件时,会是什么心情?相信很少有人能耐心将它从头到尾认真看完。记住,电子邮件礼仪的核心思想就是“只将有价值的信息提供给需要的人。”因此,你的邮件行文要注意逻辑性,要提炼出有价值的信息。

如果要说明几件事情或要阐述几个观点,可以用1,2,3,4进行分段论述。最好还能在每段开头加个小标题,让对方能一下子抓住重点。如果所阐述的事情单纯用文字难以说清,可配合图表加以说明。

这样人性化的电子邮件一定会让收件人赞赏你的专业与体贴。

5、合理提示重要信息

对于需要对方格外关注的重要信息,可使用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段进行提示。但需要合理运用,如果通篇都是花花绿绿大大小小的字符,只会让人抓不到重点,影响阅读速度。

6、合适的语言和字体

选择便于阅读的字体和字号也是非常重要的。字体过小让人读起来很费劲,字体太大又要让对方不停地拉动下拉杆,也不是人性化的体现。

这里建议中文用宋体或新宋体,英文用Verdana或Arial字型,字号用五号或10号字即可。

这是经研究证明最适合在线阅读的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体,最好不用背景信纸,特别对商务邮件。

7、不要让错别字毁了你的邮件避免错别字是对别人的尊重也是自己认真态度的体现。在发送邮件之前一定要仔细阅读一遍,以免瑕疵让你功亏一篑。

8、不要把心情带到邮件中有些人喜欢在邮件的结尾加上各种表达心情的字符。如果是私人信件,心情的字符如就很适用,但在商务信函中这是一种轻佻的表现。除非双方很熟络,又是非正式的私人沟通,否则尽量不要在商务场合使用心情字符。

四、结尾签名——彰显你的职业化

每封邮件在结尾都应签名,这样对方可以清楚的知道发件人信息。

1、结束语必不可少

在邮件中一定要加上结束语,这是最起码的礼貌。

如果你怕忘记了,不如把这部分内容设计在签名里。结尾常见的写个Best Regards,中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了,若是尊长应使用“此致敬礼”。

2、签名信息不宜过多

签名可以包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息, 但信息不宜行数过多,一般不超过4行。

五、回复邮件的技巧

1、及时回复邮件——遵循24小时反馈法则

当一封重要邮件发送出去后就石沉大海,迟迟得不到回应,那种郁闷的感觉是无法形容的。因此及时回复邮件是对他人的尊重,也是重要的电子邮件礼仪。一般情况下,对于紧急重要的邮件,当然是回复得越早越好。可接受的理想回复时间是2小时以内。对于一些优先级低的邮件可以集中在一个特定的时间处理,但一般不要超过24小时。

如果事情的确很复杂,你无法及时做出回复,也需要回复说明已收到邮件,正在抓紧时间处理,将会在何时给出答复等等。在收到邮件后及时做出回应,哪怕只是确认一下收到了也好。

如果你正在出差或者休假,应当设定自动回复功能,提示发件人,以免影响工作。

2、进行针对性回复

当回答对方提出的问题时,最好把相关的问题粘贴到邮件中,然后逐条有针对性的回答。为了便于区分问题和答案,可将答案的字体标注成与问题不同的颜色。

3、不要当鲁班盖高楼

如果收发双方就同一问题的交流回复超过3次,就说明此问题不适宜用邮件进行交流,造成了交流不畅,说不清楚的情况。此时应采用电话沟通或面对面沟通等其他方式进行解决。

对于较为复杂的问题,多个收件人频繁回复,发表看法,把邮件越RE越高,这将导致邮件过于冗长而笨拙。此时应当及时对之前讨论的结果进行小结,删减瘦身,突出有用信息。

如果你对发件人提出的问题不清楚,或有不同的意见,应与发件人单独沟通。不要当着所有人的面,不停的RE来RE去,与发件人进行讨论。这是一种效率低下并且浪费网络资源的表现。

你们讨论好了再告诉大家也不迟。

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