会议记录的程序

韦尚仁

有一次﹐在学生领袖训练营里﹐邀请到一间名校高级行政主任讲解会议记录的程序问题。他吩咐参与者在做记录时﹐要详尽﹐即使有一百零一个意见也要记录在案﹐以作存案。

这是一个笼统的做法。其实会议记录有一定规格与程序﹐让人一目了然。

一是会议时日﹑二是会议地点﹑三是会议名目﹑四是会议议程﹑五是召开会议单位﹑六是出缺席人士﹑七是列席者﹑八是记录人﹑九是附案重检﹑十是休会。

一般上﹐前七项都能交代妥善﹐没有异议。从第八项起﹐就考究人之智慧与技能了。

会议记录﹐逐议程掀开序幕﹐会议主持人宣读议程一﹐请与会者发言。记录者要按发言人录下意见﹐在发言完毕后﹐会议主持人归纳众意见﹐立下议决案。记录者宣读议决案﹐参与者斟酌词句达意﹐有修饰词句﹐要记下提议者﹐修改字句﹐附议人。再宣读议决案﹐请人提议﹑附议﹐通过﹔这才成了议程决案﹐付诸实施。

每个议程都要按上述程序完成。若有议程悬而未决﹐需延至下一会议讨论之。

在检讨上届议决案实施成效时﹐弹赞必记﹐以资褒贬。

在会议结束前﹐记录必经会议主持人﹑记录者﹑见证人签名或盖章﹐方为有效定案﹐并于三天内印发寄给与会者﹐并发新闻以告众人﹐付诸实践﹐不得有误。

在我们这个复杂而又敷衍的社会里﹐马糊已成为一种文化﹐令人难过。

有一个社团为办会员新春联欢晚会﹐号招会员买票参与。接着又有执委号招乐龄会员出席﹐免费还有红包。有老者向团所座办询问详情﹐他说「不知情」。向团主席请示﹐才知是后来开会决定﹑并交由某一执委协办。最后却又演变成「乐龄会员要购票﹐却有红包」。

会议上没此记录﹑理由是意见繁复﹐不克明记。

一个团体的会议记录具法律价值﹐也可佐证一切真伪指责﹐还个公正清白﹐以示大众。所以当会议记录者﹐肩负重任﹐有「开膛揭五腑﹐肝胆示忠心」之慨呀﹗