无论是私事还是公事上的往来,我们都离不开电邮,你是否觉得自己的电邮太多太乱呢?

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谷歌执行主席埃里克施密特(Eric Schmidt)以身说法,分享他在谷歌工作生涯里惯用的9条高效率邮件规则,并认为只要善用其中,即能提升工作生产力。

规则 1
快速回应邮件

埃里克施密特说他认识的优秀工作者,都有快速回信的习惯。“快速回信”有两个意义。

第一个意义是“不要拖延最简单的琐事”。如果说有一件事情只需30秒来完成,那么接收到任务的当下就立刻执行完毕是最好的做法。如果还要把这件琐事纳入你的时间表、延迟到后面执行,这会额外浪费你的许多时间,并且增加累积的负担。许多邮件的回应,正是这种“最简单的琐事”。如果只是答覆问题还要延后处理,就会让自己的信箱愈来愈乱,并且时间排程也会开始累积不必要的杂务。

第二个意义就是“总是让工作进入下一步”。掌握工作进度的最佳状态应该是“一直流动的”,也就是总是保持进入下一步行动,并且这个下一步行动最好是交给别人,让自己成为一个等待对方回应者。例如当对方询问一个任务应该如何执行时,即使我还无法完整地回答,但可以先回应对方是否我们先彼此收集基本资料,并约好一个时间交换资料;也就是找出“当下可以立刻做的下一步行动”,并且作为邮件回应,让邮件总是进入正在行动的状态。

从上面两个层面来看,“快速回应”,确实是让整个邮件系统,甚至是整个工作系统动起来的最关键步骤,大家不妨多加注意。

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规则 2
后进先出原则

有些任务、有些邮件真的无法当下处理,或者自己无法理出头绪,这里埃里克施密特提出了一个LIFO原则(后进先出)。

“暂缓”、“延迟”,也是一种时间管理的重要策略(不完美,效率大加倍;杂乱拖延少做点让你更有生产力)。

“完美主义不一定会让结果完美,有时放弃完美主义,做得愈少反而愈有力量,不一定要试着去做完所有事情,才能专注在真正重要的事情,无论是生活或工作上拥有更多弹性可以喘口气,反而会让你长久保持生产活力,享受每件『留下来』的任务,并且完成得更好。 ”

在邮件处理中,遇到这种必须暂缓的邮件,也不需要硬要花时间去完成它(这样反而变成时间浪费),先依循前面的快速回应原则表达已收到了的讯息后,就可以将邮件压后处理。

规则 3
成为资讯中继站

邮件是工作传递的流动系统,所以它的本质应该是一直流动的,要让工作保持进展的方法,就是无论如何都要让工作继续流动。埃里克施密特说,他每天工作结束前,会检查看看邮件里有哪些可以转发给其他人跟进、执行的,这就是让整体工作保持运动的最好办法。

规则 4
清空收件匣

清空邮件箱不是为了看起来干净舒服,而是因为把收件匣想像成自己的“待办清单”,不要把已经完成的事情还留在清单上干扰。当然,这个过程别忘了善用Gmail内建的自动过滤功能,把杂务邮件一开始就移出收件匣:活用Gmail收件匣的自动分类,不需手动,是提高整理邮件效率的方法。

规则 5
内容干净利落

写邮件不要像是写作文,应该要条列重点,干净利落,让对方清楚且有条理地知道任务是什么?要做什么?要回应什么?不要用文章描述的方式,或是夹杂在不同的对话内容中,这会让对方无所适从。

规则 6
善用两种副本

无论是cc(邮件副本)或bcc(密件副本),都是电子邮件系统长久以来的内建功能,只是真的善用的人不多,误用的人倒是不少。

其实cc与bcc可以让邮件成为一个最简单的团队专案管理系统。

埃里克施密特提到的是,如果有一个任务透过邮件传递给下一个执行者,这时候需要让专案管理经理跟进这个进度,就可以cc给他,这样回信时他也能跟进进度。如果这个任务需要同时知会另外一个客户,但那个客户只要知道到这个步骤就好,这时候就可以善用bcc。

两者灵活运用,在交代任务、传递资讯时就能更加清楚简单。

规则 7
只传达准确的事

书面文字很难适当地把所有的想法、情绪都表达得十分准确清楚,在邮件里只传达“准确的事情”,而不会传达模糊的想法,所谓准确的事情就是一条一条对方可以具体回应是与否等答案的任务。

而模糊的想法可能是需要让对方了解的灵感,或是额外的情绪,这时候当面说或电话说都是比较好的方式。

规则 8与9
追踪后续 添加注解

关于规则8与9,埃里克施密特提到的不是观念,而是技巧。这些技巧能解决两个需求:
1. 发出去的邮件,一段时间后我要追踪进度。
2. 下次找到这封邮件时,我要记得当时的执行步骤。

统合来说都是“事后方便追踪”的需求,而在工作流程里,除了埃里克施密特提到的自己转寄这封邮件给自己来当作追踪外,也可以试试看两种工具:
1. Google 工作表:把邮件加入Google Tasks ,设定日期提醒、添加注解。
2. Evernote :把邮件复制到笔记本,添加日期提醒,添加笔记说明。

善用辅助工具,也可以让自己的工作更顺畅。

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